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Vous rencontrez des difficultés pour sensibiliser votre direction à la démarche QVT. Vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique, nous avons créé ce guide pour vous aider pas à pas. Il est important de comprendre, dès à présent, que vos actions pour influencer votre direction seront un travail de longue haleine. Mais vous êtes motivé.e pour faire bouger les mentalités. Alors suivez le guide, c’est parti !

Tout d’abord, avant de rentrer dans le vif du sujet, il y a 3 éléments que j’aimerais clarifier avec vous :

  1. Ne soyez pas seul·e. pour traiter le sujet de la QVT. Il est important de vous entourer de personnes bienveillantes qui ont les mêmes convictions que vous. Il sera peut-être nécessaire de commencer à développer vos compétences de networking.
  2. Commencer à créer des rencontres informelles, ces espaces de rencontre, voire même des groupes d’intérêts. Cette étape est intéressante pour identifier vos alliés. La thématique peut être : « Envie de se retrouver autour d’un déjeuner pour partager ensemble vos valeurs sur le bien-être au travail ? C’est ouvert à tous ! » Quelque chose de simple ! Ces personnes intéressées par le sujet seront peut-être vos soutiens quand il faudra aller à la pêche aux infos. (Vous allez comprendre pourquoi en lisant la suite de l’article. #détective)
  3. Détecter les ambassadeurs. À force d’organiser vos actions, il y a des personnes qui vont naturellement sortir du lot, qui vont vous demander si c’est possible d’en faire plus. Ainsi, vous allez détecter ces personnes qui sont plus moteurs, plus acteurs, qui vont pouvoir communiquer et transmettre vos messages.

Si vous avez envie d’en savoir plus sur l’importance de développer votre réseau en interne grâce aux ambassadeurs. Je vous conseille de télécharger le lightbook #2 : Cultiver son mode réseau, les premières étapes pour initier sa démarche de QVT.

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« Convaincre son boss » ne serait-ce pas perdu d’avance ? Sachant qu’il pense que la QVT est uniquement des coûts qui ne rapportent pas de business, que ce sont des actions superficielles, voire même que la bienveillance est utopique. Et bien, vous savez quoi. Il a raison ! Car dans son propre schéma de pensée, ses croyances personnelles lui indiquent cette vérité. Ainsi, votre objectif n’est pas de le convaincre que la QVT est un axe prioritaire et stratégique pour l’entreprise et qui favorise le bonheur des collaborateurs tout en les rendant plus autonomes et productifs. Votre mission est de vous mettre à la place de votre boss. Car vous l’avez compris vos motivations sont différentes, mais c’est lui qui a le portefeuille, donc vous devez comprendre ses intérêts personnels

(NB : Le boss que vous pouvez convaincre peut se situer à environ 2/3 niveaux hiérarchiques au maximum. Pour les grandes entreprises, ça pourra être votre directeur de Business Unit, par exemple).

1. Se mettre dans la peau de son boss : identifier les enjeux.

Comprendre les enjeux humains, business et financiers qui pèsent sur l’entreprise est primordial. C’est précisément ce qui vous permettra d’avoir une vision macro de l’entreprise et de mieux vous mettre dans la peau de votre boss. Les meilleures décisions sont prises en fonction des enjeux. C’est donc par les enjeux qu’il faut commencer pour bâtir un plan d’action en adéquation avec les spécificités de votre entreprise.

Vous le savez déjà, l’enjeu d’une entreprise est de produire de la marge et de générer des bénéfices. Mais cela ne suffit pas, il faut distinguer les autres enjeux de l’entreprise. Pour ce faire, vous devrez vous mettre dans la peau d’un détective qui va creuser et questionner. A vous de comprendre les enjeux de toutes les parties prenantes de l’entreprise, de consolider les informations et de trouver les connexions. Il vous faudra beaucoup échanger, questionner, cela nécessite une véritable ouverture d’esprit et la capacité de se mettre à la place de l’autre.

Afin de comprendre les enjeux, vous devez commencer par identifier les objectifs. L’objectif est une cible définie, qui s’atteindra grâce à l’enchaînement d’une série d’actions concrètes. On peut le quantifier, et on peut lister les moyens d’y parvenir et les freins possibles. C’est précisément grâce à ces éléments que vous pouvez identifier vos enjeux. C’est-à-dire ce qui sera gagné ou perdu au terme de ma démarche.

Prenons un exemple : l’objectif du service commercial est de doubler le nombre de contrats vendus d’ici à la fin de l’année. Les moyens pour y arriver sont, entre autres, une équipe commerciale stable, formée et motivée. L’enjeu sera donc de recruter, fidéliser et fédérer les profils commerciaux. A partir de là, je peux aller plus loin dans mon raisonnement et questionner chaque élément de cet enjeu. Est-ce que je parviens à recruter, si non pourquoi ? Est-ce que le secteur est trop concurrentiel ? Le secteur n’est pas assez attirant ? L’entreprise n’est pas assez connue ou au contraire à mauvaise presse… Identifier la cause vous permettra de mettre en place la bonne action pour y remédier.

Nous identifions un certain nombre d’enjeux majeurs dans l’entreprise : Attirer, fidéliser les collaborateurs, accompagner et piloter les changements, développer les savoir-être. Mais chaque entreprise aura sa propre combinaison, causes/solutions, d’où l’intérêt d’investiguer. De plus, les changements de contextes et de conjonctures auront eux aussi une influence majeure sur les enjeux et leur priorisation. Le tout est donc de bien prendre en compte l’ensemble des données et l’environnement dans sa globalité.

Ainsi, vous avez revêtu votre imperméable de détective. Vous avez pu identifier les enjeux business, social et RH de votre entreprise. Mais pour continuer à préparer votre futur rendez-vous avec la direction, il y a un détail qu’il ne faudra pas négliger : ce sont les chiffres.

2. Savoir convaincre en peu de temps grâce aux chiffres.

Vous n’êtes pas fan de chiffres ? Cela vous hérisse les poils, vous donne même des boutons. Mais votre directeur, lui, il les adore. Les chiffres permettent d’avoir une image du passé : comment à évoluer l’entreprise sur les deux dernières années, de les comparer d’une année sur l’autre. Mais surtout d’anticiper, de préparer l’avenir.

Comme nous savions que ce n’est pas une partie de plaisir pour vous. Nous avons élaboré un kit opérationnel pour vous faciliter le calcul des coûts des indicateurs QVT.

Dans ce kit, vous retrouverez trois indicateurs : les accidents de travail, l’absentéisme et la gestion des départs. Il y a un onglet « Exemple d’une entreprise » qui représente une entreprise de 500 collaborateurs de l’industrie. Il sera nécessaire d’aller chercher les données pour compléter vos indicateurs. Ces informations sont des indicateurs RH. Je conseille d’échanger avec votre RH pour créer ce document en collaboration. N’oubliez pas la QVT est l’affaire de tous. Ne soyez pas seul.e devant Goliath, vous allez-vous épuisé.e.

Dans votre onglet « mon modèle », vous allez pouvoir indiquer directement dans les cases correspondantes grises vos éléments chiffrés. Ainsi, le calcul du coût des indicateurs sera automatique. La case jaune est le montant annuel de vos coûts financiers liés à ces trois indicateurs. Je vous propose de réaliser ces coûts sur vos trois dernières années.

Ainsi, le coût des indicateurs que vous allez obtenir sera un élément pour commencer à justifier la nécessité de mettre en place une démarche de QVT.

Si nous reprenons l’exemple de notre kit, les coûts annuels sont de 1 500 000 € par an. Donc, il y a plusieurs raisons pour justifier ce montant, qui sont propres à l’entreprise et aussi au secteur d’activité. Comme vous êtes en train de préparer votre argumentaire, il sera intéressant de bien comprendre pourquoi vous arrivez à une telle somme, trouvez les raisons, car de toute façon, votre directeur vous les posera.

Ce qui est intéressant, c’est que maintenant, vous avez des arguments pour déterminer votre budget prévisionnel annuel. Vous ne pouvez plus vous baser sur un budget au doigt mouillé. Si je reprends le cas de notre exemple d’entreprise avec les coûts annuels d’1,5 million d’euros. Vous pouvez déterminer un pourcentage à allouer pour améliorer la qualité de vie au travail. Par exemple, vous pouvez définir d’allouer 5% des 1,5 millions, cela représente 75k euros qui pourrait être un début de piste pour établir votre budget prévisionnel.

Ainsi, nous avons aussi élaboré un autre fichier Excel pour vous aider à concevoir votre budget des actions QVT. Nous avons choisi 6 domaines d’action avec le budget réel d’une PME de 200 collaborateurs :

  • Mise en place d’une démarche de QVT (Sensibilisation, comité pilotage, accompagnement…)
  • Montée en compétences > Sensibiliser les équipes
  • Ressources Humaines / Communication interne > Transparence de l’information
  • Fédérer les collaborateurs autour de centres d’intérêts > Création de communautés “organiques”
  • Communication / Marketing > Développer la marque employeur externe

Cette liste est non exhaustive, mais cela vous donne une première idée de votre futur budget. Nous avons récupéré les montants alloués pour les différents domaine d’action. Les montants indiqués sont liés à l’entreprise, à son environnement et à ses fournisseurs. Par exemple, pour une démarche QVT complète les montants peuvent être beaucoup plus élevés. C’est à vous d’estimer le budget prévisionnel nécessaire pour répondre aux actions prioritaires des enjeux identifiés. N’oubliez pas que vous ne pourrez pas tout faire sur une année, la théorie des petits pas sera la plus adaptée pour mettre en place votre politique de QVT.

 3. Adopter le même langage que votre boss pour mieux le capter (ou le persuader) !

Maintenant, vous avez une plus grande connaissance de votre entreprise, votre boîte à outils prête à l’emploi et une idée de votre plan d’action se dessine d’ores et déjà. Il est temps d’échanger avec votre boss. Il n’a pas le temps certes, mais ce n’est pas une raison pour arriver et lui déballer votre plan d’action et toutes vos connaissances. Bien au contraire, il faut commencer par l’écouter.

C’est le moment de mieux le comprendre, de voir où sont ses priorités, qu’est-ce qui l’anime, qu’est-ce qui l’inspire. Tout simplement, quel message lui donnera l’envie de vous suivre. Afin de mieux comprendre ses motivations, il faudra le questionner, en posant des questions ouvertes et essayer de voir où il se situe dans la méthode Soncas (Sécurité, orgueil, nouveauté, confort, argent, sympathie).

Soncas est une méthode commerciale pour identifier les motivations de l’acheteur. Et vous êtes là pour vendre votre projet de QVT. C’est donc un très bon outil pour commencer.

C’est en identifiant sa motivation que vous allez savoir comment formuler votre argumentaire. Par exemple, s’il est dans le O, présentez-lui tous les avantages en termes d’image et de notoriété que la démarche QVT va lui apporter, la possibilité de postuler à Great place to work, de faire une interview de lui dans un journal spécialisé, etc.

Maintenant que vous connaissez les motivations de votre boss, vous êtes prêt.e à lui raconter votre belle histoire, c’est le moment du storytelling.

Dans cette histoire, l’entreprise et votre boss sont les héros d’une épopée. Vous et la QVT êtes les personnages secondaires, qui allez l’aider à atteindre son but. Il faudra trouver un dosage subtil entre l’émotionnel et le concret. En fonction de la personnalité de votre boss, vous allez pouvoir adapter ce dosage. Aidez-vous de la méthode DISC pour identifier sa personnalité. S’il est plus centré sur les tâches, soyez davantage concret, parler de chiffres, de statistiques, n’hésitez pas à utiliser les pourcentages, les 3 fois plus, 10 fois plus, etc. S’il est plus centré sur les personnes, essayez de le toucher, de le faire rêver, d’être dans l’émotionnel.

Soyez préparé.e, même si vous avez la plus belle des histoires vous pouvez rencontrer des objections. Il faut accueillir les objections plutôt que de les craindre. Elles vous permettent d’aller plus loin dans les échanges, de mieux comprendre votre interlocuteur et de lever les doutes. Ne concédez plus l’objection comme un obstacle majeur mais plutôt comme un signe d’intérêt de votre boss, c’est un véritable tremplin pour convaincre.

Cherchez toujours la véritable origine de l’objection, attention aux fausses excuses. Il est donc important de creuser pour ne pas rester en surface. Vous devez prendre le temps de connaître la véritable nature du problème afin de pouvoir la traiter convenablement.

Vous avez 4 types d’objections :

Les objections tactiques : on est là dans une logique de concession/contrepartie. Il faut être prêt à négocier.

L’objection fausse barbe : On va dire qu’on rentre dans l’objection bateau, que la personne pourrait opposer à n’importe qui, sur n’importe quel sujet. Il convient dans ce cas d’attirer l’attention sur les opportunités qu’apporte votre solution : un décalage positif entre la situation actuelle et la situation future. Ou d’attirer l’attention sur les conséquences négatives, mettez le doigt sur les risques de ne rien faire, souvent on essayera de relier cela à un risque monétaire et business.

L’objection sincère et non fondée : La personne a un doute, elle n’a pas tout compris, elle a des craintes qui subsistent, elle a déjà vécu des expériences négatives dans le domaine, elle a donc besoin d’être rassurée dans sa prise de décision.

Les objections sincères et fondées : Il se peut que votre interlocuteur ait des objections réelles, il faudra donc les prendre en compte, et travaillez avec lui pour trouver des solutions.

  1. Il faut découvrir son frein : comment êtes-vous arrivé à cette conclusion ? Qu’est-ce qui vous fait dire cela ? Cela vous permet de mettre le doigt sur l’ensemble des problèmes. Soyez sûr d’obtenir l’ensemble de ses préoccupations : est-ce qu’il y a d’autres éléments qui vous préoccupent ? Si je réponds à ces préoccupations est-ce qu’on pourra avancer sur le projet QVT ?
  2. Faire preuve d’empathie : Ne dites jamais qu’il a tort ou qu’il se trompe, au risque de tomber dans un jeu de justifications, utiliser les mots tels que : vois, vécu, vu. « Je vois tout à fait pourquoi vous avez des doutes, j’ai vécu la même situation dans mon ancienne entreprise, mais nous avons creusé ce point avec l’équipe commerciale, ce qui nous a permis de trouver ensemble des solutions et de recruter des profils 2 fois plus en adéquation avec le besoin. » « Je comprends parfaitement que vous puissiez vivre cela avec les éléments dont vous disposez, si j’étais à votre place, je réagirais probablement pareil. »
  3. Répondre à l’objection : répondez aux doutes par des chiffres, statistiques, études, références actives, témoignages, etc. Quand les objections sont réelles, il s’agit d’aller au-delà du point bloquant, de mettre en face de votre boss l’ensemble des besoins auquel votre proposition répond. Faire prendre conscience de l’ensemble des bénéfices qu’il obtiendra. Parlez-lui de lui, de ses gains.
  4. Vérifier l’acceptation : terminez par vérifier l’acceptation de vos réponses à ses objections. « Au regard de l’ensemble des éléments échangés, sommes-nous d’accord de l’intérêt d’une démarche QVT dans notre entreprise ? »

Pour conclure : votre démarche doit se construire avec votre boss et pour votre entreprise. Il est primordial que votre boss soit convaincu et impliqué dans la démarche. Trouvez les mots et actions qui lui parlent et surtout faites toujours le lien avec le gain en terme business.

Si vous avez envie d’aller un peu plus loin, vous pouvez aussi visionner notre replay du webinaire.

Nesrine Smati et Sarah Macheboeuf

Après plus d’un mois de confinement, le télétravail s’organise à distance, loin du bureau. Voici un aperçu des nouvelles pratiques de communication développées par certaines entreprises, notamment des start-up. Et, le rôle indispensable de leur CHO, qui privilégie l’écoute et la transparence d’information.

 

Plus ingénieux les uns que les autres, de nouveaux modes de communication émergent, chaque jour. Ils préservent ainsi le lien entre les équipes mais pas uniquement. « Il est aussi vital que les collaborateurs prennent soin de leur corps et de leur santé mentale », explique Nathalie Forestier, CHO au sein de Just Eat France. Ce spécialiste de la restauration livrée à domicile envoie, « une enquête hebdomadaire pour apprécier le moral des troupes. Et, savoir si les actions menées correspondent aux attentes des collaborateurs. De plus, un groupe de solidarité a aussi été créé en interne. Ils mènent des actions au profit des associations dans le besoin agissant en première ligne durant cette crise sanitaire ».

 

En prenant des nouvelles de chacun tout en avançant sur les dossiers

L’essence de la cohésion d’équipe est de préserver le lien entre collègues. Tâche ardue en temps de confinement. Heureusement la technologie est là pour nous aider à renforcer ce lien, à condition que l’utilisation reste raisonnable. Alors que le climat social est anxiogène, il est de bon ton de commencer toutes discussions téléphoniques ou visio. par de l’informel. C’est un bon moyen de sentir le pouls de ses équipes. Et de vérifier s’il n’y a pas de personnes en grande souffrance.

À l’image de Plezi, une start-up qui construit des scénarios de marketing automation. Elle utilise Slack, plateforme de communication collaborative, une messagerie en temps réel. Chacun peut aller de son petit mot pour démarrer la journée « Hello, je commence ma journée ». C’est comme le bonjour de la vraie vie.

 

En organisant des pauses-café digitales, des déjeuners virtuels

 D’autres collaborateurs organisent des pauses-café digitales comme Appalosa.io, ou encore des déjeuners virtuels hebdomadaires. L’intégration de Icebreakers permet ainsi de booster les réunions hebdomadaires : chacun présente un objet qui le représente ou qu’il affectionne et pourquoi ? Une idée à suivre d’Einaï (lire notre encadré).

Émergent aussi des espaces collectifs de veille où les infos, bonnes pratiques et astuces quotidiennes s’échangent. Anecdote, recette de cuisine, tutos pour réaliser des masques, par exemple. Ils nourrissent les conversations au-delà du travail, et permettent de mieux vivre ce confinement. Certains développent également des sessions sportives avec les collègues. Ils organisent des challenges. D’autres recréent de nouvelles ambiances en fonction des humeurs (bureaux, salons virtuels, musique).

Toutes ces initiatives peuvent ainsi aider à parler à des collègues que l’on connaît moins ou pas du tout. Et garder ce lien social et professionnel malgré le confinement. Attention tout de même car l’espace professionnel et l’espace personnel se chevauchent. Et les limites ne sont plus aussi bien définies.

La cohésion d’équipe ne peut se faire que dans un environnement rassurant. Ainsi tout être humain s’y retrouve de par ses valeurs et ses besoins mais aussi ses doutes et ses angoisses qu’il peut librement partager.

Prendre en compte les spécificités de chacun est essentielle. Sa façon d’aborder cette crise, ses peurs et ses envies. Il ne faut pas oublier que nos croyances nous sont propres comme nos besoins et nos doutes. Ne pas minimiser celles que nous pourrions trouver ridicules mais qui peuvent être importantes pour l’autre. Et inversement.

Certains ont besoin de se concentrer sur le concret. Ils auront besoin de tangible, de trouver une sécurité dans leur bulle. Ce sont plutôt des tempéraments introvertis. Ils se sentiront presque agressées si on leur impose un café d’équipe ou un apéro. Elles ne trouveront pas de sens et auront l’impression de perdre du temps voire d’une intrusion dans leur intimité.

À l’inverse, une personne plutôt extravertie aura besoin de contact, de lien, de vie. Et ces petits rendez-vous lui permettront de mieux vivre ce confinement.

 

En faisant appel à des personnes-ressources comme les CHO…

De ces nouvelles pratiques naissent de nouvelles organisations qui se mettent en place pour faire perdurer les missions professionnelles. Par exemple, la mise en place de personnes-ressources ou binôme. Elles font le lien entre les différents collègues et services. Ou encore des collaborateurs relais : les « Jambassadeurs ». Ils aident à l’intégration des nouveaux entrants à la culture d’entreprise chez Just Eat France.

Le CHO (responsable expérience collaborateur en français) porte aussi ce rôle de médiateur. Mais depuis plusieurs années, il ne trouve pas sa place dans les organisations. Ainsi il est souvent décrié, jugé comme inutile. Pourquoi une personne devrait-elle favoriser le bien-être au travail ? Aujourd’hui, cette question est devenue légitime.

… garant de la QVT

 Cette période montre à quel point les entreprises peuvent avoir besoin d’une personne-ressource. Un facilitateur qui a la capacité de fédérer les troupes autour d’un projet, d’une action commune. Les missions du CHO sont extrêmement variées (et ça fera l’objet d’un autre article !). Mais l’une d’entre elles est devenue vitale dans ce confinement : favoriser la cohésion d’équipe, même à distance.

À l’image de sa CHO, Nathalie Forestier, qui cherche à favoriser le bien-être et la cohésion des salariés. « Nous cherchons à créer un environnement de travail et des pratiques managériales propices à leur épanouissement. J’ai l’impression que c’est ce à quoi aspire la majorité des salariés », conclut-elle.

Et l’un des enjeux pour le #retouraubureau sera d’accompagner toutes les personnes qui auront vécu le confinement comme une prison… une incapacité à se réinventer.

Chez Einaï, nous avons à cœur de booster l’expérience collaborateur. Comprendre les points de friction afin de les améliorer. Mettre en place des actions simples pour favoriser l’engagement, la confiance et surtout la reconnaissance. Notre métier de Responsable Expérience Collaborateur est un élément clé de différenciation pour les entreprises qui veulent sortir gagnante de cette crise.

 

IDÉES A SEMER :

Nous avons créé un contenu imprimable dès votre retour au bureau. Des cartes de gratitude à télécharger. Un geste simple, pour dire Merci à son collègue !

Puis nous avons développé depuis l’année dernière, la Box Merci. Vous pouvez l’offrir à vos collaborateurs pour les remercier de leur implication, de leur dévouement et de leur solidarité.

 

Je remercie tout particulièrement pour leurs témoignages Nathalie Forestier, CHO chez Just Eat et Daniela Burbano, responsable onboarding chez Plezi. Et un grand merci à Clémentine Cohen et Caroline Sicard-Evrard pour la co-écriture de cet article. Vous êtes des soutiens à toutes épreuves.

 

Sarah Macheboeuf