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Organisation du travail : comment gagner en efficacité ?

Par
Sarah Macheboeuf
Modifié le
6
May 2024
Créé le
2
December 2022
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L’organisation du travail est essentielle, aussi bien dans la culture d’entreprise qu’à titre individuel. Pour que le personnel d’une société bénéficie de conditions de travail optimales et s’épanouisse, les plannings, la structuration, la coordination, la communication interne et le suivi en temps réel d’un projet doivent être complets. Au-delà du bien-être des salariés, une gestion de projet flexible, productive et responsable garantit la réussite et l’évolution d’une entreprise. Découvrez comment augmenter la productivité en mettant en place une nouvelle forme d’organisation du travail.

Quelles sont les conséquences d’une mauvaise organisation au travail ?

Une mauvaise organisation coûte cher à une société. L’intensification du  rythme de travail, une charge de travail trop grande ou une ambiance trop pesante sur le lieu de travail peuvent avoir des répercussions néfastes sur la qualité de vie des employés.

Baisse de la productivité et de la qualité du travail

À trop vouloir faire, on ne fait rien ! Se disperser en lançant divers projets avec des prises de décision hâtives, sans avoir des objectifs déterminés est voué à l’échec. Si le freestyle fait des émules dans des disciplines artistiques ou sportives, on l’évitera dans un environnement professionnel. Un mode d’organisation réfléchi et adapté doit donc être mis en place.

Risques psychosociaux : absentéisme, turn-over et burn-out

D’après une étude de 2019 menée par l’INRS, 45 % des actifs français déclarent devoir toujours se dépêcher. Harcèlement, pénibilité ou stress au travail sont des maux qui ont malheureusement fait trop souvent les titres de l’actualité. Imposer un rythme intense, augmenter le temps de travail ou ne pas établir un bon dialogue social entre les employés, les managers et les supérieurs hiérarchiques sont des erreurs qui ont un impact néfaste sur la qualité de vie au travail. Les conséquences sur le salariat peuvent être désastreuses : souffrance au travail, usure professionnelle, absentéisme, épuisement, burn-out, voire suicides.

Promouvoir et mettre en action une nouvelle organisation permet d’améliorer les conditions de travail considérablement. En étant à l’écoute du ressenti des salariés, en portant une attention à leur santé au travail, à leur sécurité et en fixant des objectifs réalisables, les facteurs de risques psychosociaux sont nettement réduits, sans pour autant nuire aux gains de productivité.

Comment bien organiser le travail au sein d’une équipe ?

Le service de gestion des ressources humaines est au cœur de l’entreprise. Son enjeu est de garantir sa productivité et ses performances. Pour cela, il veille, entre autres, à l’amélioration des conditions de travail, pour garder les troupes mobilisées et motivées. En fonctionnant de pair avec les managers, le but est donc de repenser le travail dans son ensemble et de définir les actions élémentaires et objectifs à atteindre. Quelques pistes et éléments clés ne doivent pas être négligés pour garder le cap !

Mettre en place des rituels d’organisation

Des rituels organisationnels et opérationnels visent à établir une certaine standardisation du travail. Cette discipline peut évoluer au fil du temps, en fonction des réussites ou des obstacles rencontrés, mais elle permet aux équipes de s’appuyer sur une approche managériale fiable.

Cette routine peut consister à organiser des réunions et des mises au point à une fréquence déterminée pour le suivi d’un projet, à répartir le travail et à coordonner les effectifs. Pour éviter de succomber à la réunionite aigüe, établissez en amont un plan d’action clair et précis, spécifiez l’ordre du jour, etc. Une réunion efficace donnera lieu à un véritable travail d’équipe et une meilleure gestion du temps.

Faire entrer le feedback dans la culture d’entreprise

En 1999, Paco Rabanne avait prédit que la station Mir s’écraserait sur la France. L’apocalypse n’a pas eu lieu et la crédibilité des devins en a pris un coup ! C’est pourquoi nous vous conseillons de miser sur une valeur plus sûre : la communication ! Pour cela, faites entrer le feedback dans la culture de votre entreprise. Un retour productif sur les aspects négatifs, mais aussi positifs d’un projet est toujours le bienvenu. Un debrief utile, grâce à un échange de mails ou en tête-à-tête, permet en effet d’avancer dans la direction voulue et de consolider la coopération entre les différents salariés.

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Faire preuve de flexibilité

Les modes d’organisation du travail ont évolué au fil des siècles et sont différents d’un domaine à un autre. Occuper un poste de travail dans l’industrie de masse n’a rien à voir avec un emploi dans la restauration ou une spécialité dans la gestion de projet numérique. Il faut donc s’adapter ! L’organisation scientifique du travail (OST) définie par le Taylorisme, ou le travail à la chaîne initié par le Fordisme prônaient le cloisonnement et la spécialisation, ainsi que la division du travail. À l’ère de l’essor industriel, ce mode d’organisation du travail avait du sens, mais il n’en était pas moins rigide.

De nos jours, pour concilier bien-être, autonomie et productivité, tout en réduisant les risques professionnels comme les accidents du travail, il faut faire preuve d’une plus grande souplesse dans l’organisation. Proposer le télétravail, par exemple, est un moyen de mettre en place un management plus agile. Cette flexibilité permet aussi une gestion plus aguerrie en cas d’imprévus, comme une pandémie.

Cohésion et partage : privilégier de bonnes relations humaines

Encourager les échanges humains est primordial pour obtenir une bonne cohésion de groupe et faire régner une bonne ambiance dans l’environnement de travail. Des activités de team-building sont idéales pour développer des liens, un sentiment d’appartenance et pour mettre en valeur l’autonomie des salariés et l’enrichissement du capital humain d’une entreprise.

Comment mieux gérer son quotidien au bureau ?

Trop souvent, un collaborateur a tendance à se laisser déborder. Mettre de l’ordre sur son bureau et bien s’organiser dans sa vie professionnelle au quotidien permet de réduire le stress et de produire du travail de qualité.

Définir et hiérarchiser les différentes tâches à effectuer

Le premier travail d’organisation consiste à définir les occupations de votre journée, grâce à une to-do list, un planner ou votre agenda. Limitez le nombre de tâches. Cet objectif doit être faisable. Le stress généré par un but non atteint fera alors place à la satisfaction du devoir accompli. Organisez l’ordre et le temps dédié à ces travaux en fonction de l’importance et de leur urgence. Ce principe d’organisation du temps de travail fonctionne par ailleurs tout aussi bien sur le marché du travail que dans la vie personnelle.

Mettre en place une meilleure gestion de son temps

Une fois les tâches de la journée définies, prévoyez le temps qu’elles prendront, de manière réaliste. Pour une organisation productive, mieux vaut diviser la durée du travail en plusieurs courtes périodes, plutôt qu’une longue. Vous pourrez ainsi vous concentrer pleinement sur votre mission et gagner en efficacité et en réactivité sans vous disperser.

Savoir faire des pauses pour mieux se remettre au travail

Contrairement aux idées reçues, faire des pauses régulières au cours de la journée n’est pas anti-productif, bien au contraire ! Entre chaque tâche, prenez donc quelques minutes pour déconnecter. Une séance de méditation, une pause-café, un peu de lecture ou du coloriage, choisissez ce qui vous plaît.

Comment instaurer des nouvelles formes d’organisation dans l’entreprise ?

Remettre en cause l’organisation au sein d’une société est un grand pas en avant. Il n’est pas pour autant facile de déterminer les éléments à améliorer et de mettre en place de nouvelles méthodes organisationnelles. C’est pourquoi Einaï, agence de conseil en bien-être et en QVT vous propose un accompagnement bienveillant pour une conduite du changement adaptée. À travers des formations et des ateliers, aidez vos collaborateurs à se réinventer grâce à des nouvelles formes de gestion.

N’attendez plus pour prendre contact avec l’équipe !

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