Le feedback positif levier contre l’isolement en télétravail

Le contexte actuel de télétravail généralisé distancie les relations. Les équipes et leurs managers doivent s’adapter au management et à la collaboration à distance. Ils sont obligés de se renouveler et d’innover dans leurs modes de communication et d’interaction.  Dans cet article, on revient sur l’importance du feedback positif et on vous explique comment donner des retours constructifs à vos équipes. 

En matière de management, il est essentiel de donner un feedback constructif pour aider les collaborateurs à s'améliorer. Un feedback positif peut renforcer les points forts, tandis qu'un feedback négatif, lorsqu'il est constructif, peut être une opportunité d'apprentissage. Les managers doivent apprendre à formuler des retours constructifs, tout en étant factuels tout en restant dans la bienveillance.

L'entretien annuel est souvent un moment pour recevoir du feedback et discuter des critiques constructives et des critiques non constructives. Il est important pour les professionnels de savoir accepter les critiques et de les utiliser de manière constructive pour faire progresser leur carrière. Le leadership implique également de donner et recevoir des feedbacks, en adoptant des approches positives et constructives.

Contribuer à un travail constructif inclut la capacité à recevoir des feedbacks de manière positive, à donner des commentaires. Le coaching et l’entretien annuel d'évaluation sont des outils clés pour développer des compétences managériales. Faire une critique et recevoir des critiques, c’est d’abord un état d’esprit où il faut faire preuve d’empathie pour que le feedback garde un caractère constructif. Les techniques de communication non violente sont très utiles pour formuler des remarques constructives dans un esprit positif. Alors, comment donner des feedbacks constructifs sans démotiver ses collaborateurs et en gérant la distance ? 

Les différents types de distance 

Le management à distance présente 3 types de distances :

• Distance physique : Les collaborateurs ne se retrouvent que très rarement physiquement
• Distance opérationnelle : Les difficultés de communication ou de coordination, l’absence de signes non verbaux (qui peuvent être un moyen de donner un feedback positif) et une mauvaise circulation de l’information accentuent les risques de malentendus. A terme, les collaborateurs perdent le lien et n’ont plus l’impression de partager les mêmes enjeux que le reste de l’équipe.
• Distance émotionnelle : Le manque de relation cause un détachement et un manque de sentiment d’appartenance voire un désengagement.
  

Ces distances impactent les rapports sociaux et les relations de travail : manque de reconnaissance, isolement, manque de solidarité, manque de liens, affectant la santé mentale et physique des travailleurs.

Le rôle du manager est primordial, c’est celui qui pourra souder le lien et renforcer la confiance d’autant plus nécessaire à distance. Dans ce contexte, la valorisation du collaborateur est plus importante que jamais.

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Pourquoi le feedback positif est-il si important ?

L’importance de la reconnaissance des points forts (comme des points faibles) de ses collaborateurs et du feedback est un élément factuel qui n’est plus à prouver. Pourtant, malgré leur importance, en France, ils sont souvent cantonnés à l’entretien annuel d’évaluation. 53%** des salariés déclarent ne jamais bénéficier de feedback leur permettant de progresser. Le télétravail n’a pas amélioré les choses (notamment en matière de leadership pour faire progresser ses équipes). L’enquête réalisée par l’agence iVOX pour le compte de Protime montre que  plus d’un quart des employés (27,9%)* interrogés disent recevoir moins de feedback ou correction quant à leurs performances professionnelles qu’avant la crise du coronavirus. Près de 3 employés sur 10 (28,7%)* se sentent moins valorisés dans le cadre de leur boulot en raison de cette absence de retour d’information et de correcteur pour s’améliorer au quotidien.

Les outils collaboratifs et la technologie nous permettent pourtant de garder le lien, de donner des commentaires, et notamment des critiques constructives (et parfois des critiques non constructives). Certes, ils nous facilitent le travail et le maintien de lien professionnel mais ne compensent que très peu les moments informels au bureau qui favorisent le travail constructif et permettent de mieux accepter les critiques. C’est lors de ces moments informels autour de la machine à café ou pendant la pause-déjeuner que l’on s’échangeait les bravos, good job, merci pour ton aide… L’absence de ses retours positifs de la part de ses collègues ou de ses supérieurs rend les relations de travail plus transactionnelles. Lorsqu’un manager oublie de donner un feedback, les collaborateurs ont le sentiment d’être moins appréciés, ils peuvent douter de la qualité de leur travail ce qui augmente le stress et les risques de burn-out.

Les erreurs à éviter dans la mise en place d'un système de feedback positif et de reconnaissance

Trouver le bon équilibre entre critique constructive et encouragement

Dans la mise en place d'un système de feedback positif et de reconnaissance, il est crucial d'éviter la surutilisation du feedback négatif. Il est important de trouver un équilibre entre la critique constructive et l'encouragement. Lorsqu'on fait un feedback, l'approche du sandwich, consiste à apporter une critique en l'entourant de compliments peut être utile pour maintenir un retour constructif. Un bon feedback devrait toujours viser à aider l'apprenant à grandir de manière plus constructive.

Demander et avoir un feedback, positif ou négatif doit être une pratique régulière afin d’obtenir un feedback qui soit à la fois constructif et positif. En fournissant une rétroaction constructive, on encourage non seulement la croissance personnelle mais aussi la création d'un environnement de travail positif et constructif. Recevoir une rétroaction et donner un commentaire doivent être des moments d'échange constructif, où chaque commentaire constructif ou compliment renforce les signes de reconnaissance.

Il est essentiel de reconnaître que rien de constructif ne vient de la surutilisation des commentaires négatifs. Au lieu de cela, utiliser des méthodes comme le feed forward peut aider à orienter les discussions vers des solutions et des améliorations futures. Un retour très positif, lorsqu'il est sincère, peut avoir un impact significatif sur la motivation et l'estime de soi. Enfin, féliciter et reconnaître les efforts et les succès est un moyen puissant de renforcer les comportements positifs et de promouvoir un développement continu.

La négligence du feedback individuel : l'importance de reconnaître chaque collaborateur individuellement.

Dans le cadre de la mise en place d'un système de feedback, il est essentiel d'éviter la négligence du feedback individuel.

Chaque collaborateur doit se sentir reconnu et valorisé de façon constructive. Pour travailler de manière constructive, il est important de fournir des commentaires constructifs qui soient à la fois positifs et négatifs, afin de présenter un tableau complet des performances. Un retour négatif doit être géré avec soin pour ne pas décourager, tandis que donner une reconnaissance de manière positive et constructive peut grandement motiver les apprenants et les collaborateurs.

Dans un contexte managérial, il est crucial de maintenir des évaluations régulières et de créer un permalien entre les objectifs individuels et les objectifs de l'équipe. Pour savoir donner un feedback efficace, il faut prendre en compte les suggestions et les perspectives des pairs, ainsi que les besoins spécifiques de la personne concernée. Obtenir une rétroaction peut parfois être un processus défensif, mais il est important de rester bienveillant et de clarifier les intentions derrière le feedback. L'expérience client interne, c'est-à-dire l'expérience des employés au sein de l'organisation, est également cruciale. Être constructif dans l'approche et reconnaître les points très positifs contribue à un environnement de travail productif. Enfin, identifier et suivre les pistes d'amélioration est un rôle clé de l'émetteur du feedback, aidant ainsi chaque individu à se développer de manière équilibrée et harmonieuse.

Comment retrouver ces moments informels ?‍

Il est important de trouver des solutions pour retrouver des moments informels même à distance. Que ce soit pour formuler des critiques, parler des points d amélioration ou même pour une remarque positive, la formulation des feedbacks est très importante. Voici quelques idées pour mettre en place une culture du feedback constructif (quels que soient les types de feedback, d’ailleurs, positif comme négatif). 

Vous avez les fameux classiques que nous avons tous testés pour favoriser cette prise de conscience sur l’importance de recevoir du feedback; les pause-café virtuelles, les déjeuners d’équipe en visio, le coaching de rétroaction… Il est difficile pour le manager de maintenir une dynamique sur le long terme. Avec le temps, ces événements s’essoufflent. Au bout de 3 ou 4 rencontres en visio, vous n’avez plus d’idées et vos collaborateurs n’y assistent plus. #frustration

> Astuce 1 : Prévoir une rencontre constructive tous les 15 jours avec un collaborateur animateur et une thématique précise (chacun parle de ses loisirs, formuler des conseils pour occuper les enfants, leurs recettes préférées, peut poser des questions..) Vos collaborateurs ont des ressources insoupçonnables, à eux de trouver des thématiques qui leur ressemblent et les rassemblent. 

Vous avez les rencontres qui encouragent la reconnaissance et favorisent le feedback. Vous pouvez récompenser les bonnes initiatives qui permettent à vos équipes de s’améliorer : célébrer les victoires, voire même les échecs. Cette mise en avant permet aux collaborateurs de se sentir plus valorisés. Ils seront plus enclins à donner des feedbacks positifs, à s’encourager mutuellement… Ainsi, cela favorise une meilleure circulation de l’information et une reconnaissance positive entre pairs ou avec leurs équipes.

> Astuce 2 : Organiser une fois par mois, ou une fois par trimestre, une rencontre où une équipe pitch son projet (soit une réussite, soit un échec ou même une initiative personnelle qui met en avant les soft skills d’un collaborateur, #résilience). N’hésitez pas à donner des exemples de feedback (des exemples concrets de préférence) pour guider votre team et ainsi assurer un impact positif à vos réunions. 

Vous pouvez enfin encourager les gestes de gratitude, c’est une action qu’on adore proposer à nos clients : multiplier ces petites attentions qui réchauffent le cœur, faire des compliments à vos collaborateurs, etc. Créez un challenge autour de la gratitude, offrez des opportunités d’elearning pour apprendre à donner et recevoir des feedbacks de manière constructive). Vous pourriez par exemple lancer un défi avec le thème : “ce mois-ci, on affiche notre gratitude” pour renforcer la cohésion au sein de vos équipes. 

> Astuce 3 : Proposer aux collaborateurs d’écrire un petit mot aux personnes qui leur ont apporté quelque chose dans leur vie professionnelle durant cette année. Le message pourra être construit avec un “Merci pour… parce que…”. Pour les personnes en présentiel, vous pouvez délimiter un espace physique où coller les post-it, par exemple un mur ou un arbre de gratitude avec des compliments. Pour les personnes en télétravail, vous pouvez utiliser un mur digital. Vous verrez c’est un véritable plaisir de retrouver tous ces post-it remplis d’ondes positives.

Donner un feedback positif à ses employés est important. Mais n’ayez aussi pas peur de recevoir du feedback (que ce soit des points positifs ou un feedback négatif). C’est un bon moyen de prendre conscience de ses forces et faiblesses en tant que manager. Cela créera également une dynamique positive et des facilités de communications au sein de vos équipes. Vous pourrez ainsi gagner du temps en améliorant directement ce qui doit l’être et faire progresser vos méthodes managériales, mais aussi faire preuve de plus de bienveillance.  

Au sein d'une entreprise, l'importance des feedbacks ne peut être surestimée. Ils sont bien plus qu'un simple signe de reconnaissance, ils constituent une boucle de rétroaction essentielle pour la croissance et le développement tant individuel que collectif. Les commentaires positifs servent de catalyseurs intrinsèques, renforçant le sentiment d'achèvement et stimulant la satisfaction client. Cependant, il est tout aussi crucial de recueillir des retours négatifs, car ils offrent une opportunité précieuse d'évaluation et de croissance. Les évaluations, lorsqu'elles sont formulées de manière constructive, contribuent à la progression professionnelle.

Les managers ont un rôle managérial clé à jouer en émettant des critiques constructives, évitant la communication non pertinente ou la critique non constructive. Recadrer les collaborateurs à travers des révisions lexicales ou des ajustements cybernétiques favorise une communication non seulement efficace, mais également respectueuse. En encourageant la collecte et la formulation de rétroactions, les entreprises créent une culture où chacun se sent habilité à donner et à recevoir des critiques de manière positive, favorisant ainsi une croissance continue. La rétroaction devient ainsi un outil puissant, une wrap autour des performances, guidant vers l'amélioration constante et la réussite future.

L'art de formuler une critique constructive est essentiel pour favoriser le développement individuel et la qualité des livrable. Les jugements hâtifs peuvent souvent nuire à la collaboration, c'est pourquoi il est préférable de privilégier des retours clients construits. Une remarque constructive, qu'elle soit textuelle ou portant sur des erreurs grammaticales, est bien plus efficace qu'une critique purement délicate. Être un donneur de feedback averti implique la capacité de recadrage, offrant des suggestions concrètes pour améliorer la prochaine fois. Emettre une critique constructive demande une approche équilibrée, soulignant à la fois les points positifs et les domaines à améliorer. Ce processus délicat contribue à la croissance professionnelle et à l'amélioration continue des livrables. En cultivant une culture de rétroaction positive, les équipes favorisent un environnement propice à l'apprentissage, où chaque collaborateur peut contribuer au succès collectif.

Nesrine Smati & Sarah Macheboeuf, co-fondatrice d’Einaï.

*Source & Méthodologie: l’enquête en ligne a été réalisée entre le 17 février et le 1 mars 2021 par l’agence iVOX pour le compte de Protime. 1.000 travailleurs belges francophones qui, depuis le début de la pandémie, travaillent souvent ou constamment depuis leur domicile, ont été interrogés. L’enquête est représentative du sexe, de l’âge et du diplôme. La marge d’erreur maximale est de 3,02%
** Etude 2017 menée par l’Observatoire du Management de OasYs Mobilisation